Stap 2: Vind de juiste e-learning aanbieder

Corinna König-Wildförster · eLearning introduceren · Laatst geupdate op 14 april, 2022

Mensen bereiken een oplossing

Inhoud

1. Welke oplossing past het best bij onze behoefte?

Projectmanagementsoftware, leermanagementsysteem, sociaal intranet, opleidingsprogramma, talentmanagementplatform – tools zijn er in overvloed. Des te belangrijker dat je precies weet welke oplossing het meest geschikt is voor jullie project.

Bepaal allereerst goed je strategie, zoals eerder in dit document beschreven (stap 1) eLearning succesvol introduceren. Welke uitdagingen moet de gekozen oplossing voor jullie gemakkelijker maken? Welke processen moeten met de software in kaart worden gebracht? Hoe wil je je doelgroep bereiken?

2. De juiste (eLearning) software kiezen

Om de juiste eLearning software te kunnen kiezen, gaan we nu verder de diepte in. Definieer de vereisten nauwkeuriger op basis van jullie doelstellingen.

  • Wie gebruikt de software precies? Hoe ziet de werkomgeving van jullie werknemers eruit? Heb je de inhoud in verschillende talen nodig? Welke digitale vaardigheden hebben jullie leerlingen? Hoe moet het deelnemersbeheer eruit zien?
  • Welke functies heb je nodig? Wat zijn de minimumvereisten en wat is verder “leuk om te hebben”? Hoe belangrijk is personalisering of branding bijvoorbeeld? Wat zijn je leerdoelen? Is het thema toegankelijkheid relevant voor je doelgroep?
  • Wat is belangrijker: zoveel mogelijk functies of een meer gereduceerde en dus gebruiksvriendelijkere toepassing (“ease of use”)?
  • Hoe toekomstbestendig moet het eLearning-platform zijn?
  • Met welke wettelijke en veiligheidseisen moet je rekening houden? Welke gegevensbeschermingsmaatregelen zijn nodig?
  • Hoe moet de dienst eruit zien? Wat kun je met je team zelf bereiken, waar heb je experts nodig om je bij te staan? Wat moet de responstijd voor jullie ondersteuning zijn?
  • Vergelijk de prijsmodellen. Hoe flexibel moet het ontwerp hier zijn, bijvoorbeeld een probleemloze uitbreiding van het aantal gebruikers?

Tip: Betrek de ondernemingsraad vanaf het begin bij het proces, bijvoorbeeld om de rechten van de werknemers op het gebied van gegevensbescherming te beschermen. Dit zorgt voor het wegnemen van hindernissen zo kort voordat het contract wordt gesloten. Zo nodig moet een algemene overeenkomst worden opgesteld.

Met deze checklist maken we het jullie makkelijk de juiste eLearning software te kiezen. Het geeft overzicht in de belangrijkste product- en veiligheidseisen en helpt jullie om de juiste functie prioriteiten te stellen.

Auteurssysteem en leerscenario’s

    1. WYSIWYG-editor
    2. Modulaire cursusopbouw
    3. Leerinhoud (zoals afbeeldingen, audio, video’s, gratis beeldbank)
    4. PowerPoint-conversie
    5. PDF-upload
    6. Externe Content (b.v. SCORM, HTML5, xAPI, LTI)
    7. Mededelingen en opmerkingen
    8. Meertaligheid
    9. Samenwerking
    10. Badges (Gamification)
    11. Woordenlijst
    12. Data/cursus-kalender
    13. Test- en enquête-opties
    14. Aanpasbare startpagina’s

Administratie en beveiliging

    1. Integraties (b.v. Social Intranet)
    2. Weging van leerstappen
    3. Certificaten
    4. Branding volgens huisstijl
    5. Machtigingen en ledenadministratie
    6. Automatische evaluatie, rapporten en verslaglegging
    7. Eigen domein
    8. Single Sign-on
    9. Gebruiksvoorwaarden
    10. Serverlocatie
    11. Licentiemodel (SaaS)
    12. Gecertificeerde veiligheid (ISO)
    13. Toegankelijkheid (Accessibility)
    14. E-Commerce
    15. Support

Download hier de PDF overview (Checklist eLearning Tools) met het complete overzicht en stel je eigen wensenlijst samen.

3. Hoe herken ik een goede eLearning-aanbieder?

Je herkent een goede eLearning-aanbieder aan het feit dat hij bij je project past. Aangezien verschillende aanbieders verschillende zwaartepunten in hun aanbod hebben, is het belangrijk dat je je behoeften precies hebt omschreven en de best mogelijke match zoekt. Als je bijvoorbeeld eLearning in de EU wilt aanbieden, moet er in het bijzonder aandacht besteed worden aan de gegevensbescherming en de veiligheidsaspecten. Naast de productvereisten zijn ook de volgende punten van belang:

  • Beveiligde hosting
  • Naleving beveiligingsnormen
  • Software as a Service (SaaS)
  • Toekomstbestendige software ontwikkelingen
  • Bekwame service en ondersteuning
  • Transparante kostenstructuur

Waarom is veilige hosting belangrijk? Wat zijn de veiligheidsnormen voor kwaliteit?

In eLearning verwerk je veel gegevens: Namen en e-mailadressen van deelnemers, trainingsresultaten, activiteiten in het LMS en nog veel meer. Met de inwerkingtreding van de GDPR in mei 2018 is de verwerking van persoonsgegevens sterk onder de aandacht gekomen. Aangezien veel van deze gegevens in eLearning worden gecreëerd en verwerkt, moeten zij ook specifiek worden beschermd.

Als jullie eLearning-aanbieder servers gebruikt die zich in de EU bevinden, kun je er zeker van zijn dat de GDPR wordt nageleefd. Aanvullende certificering, bijvoorbeeld volgens ISO 27001, zowel voor servers, datacentra als de eLearning provider zelf, toont aan dat verdere veiligheidsnormen worden nageleefd – ook met betrekking tot jullie wachtwoord- en encryptierichtlijnen.

Waarom is SaaS de nieuwe eLearning standaard?

Iedereen praat over clouddiensten – van smartphones die gegevens via de cloud synchroniseren met computers tot programma’s als Dropbox en Microsoft365. We vinden het heel normaal dat onze technische infrastructuren veel kunnen en tegelijkertijd eenvoudig in gebruik zijn. Als jullie eLearning overal beschikbaar moet zijnen je wilt geen gedoe met handmatige updates van beveiliging en functies, dan is Software-as-a-Service (SaaS) absoluut de juiste keuze.

Met onderhoud inbegrepen is SaaS al lang ingeburgerd in de leersector. Een LMS (Learning Management System) biedt meer reikwijdte voor corporate learning en gaat toch met de tijd mee. We hebben de belangrijkste voordelen van SaaS Learning Management Systems in een paar kernpunten samengevat:

  • Onmiddellijk klaar voor gebruik, zonder installatie: Quick Start
  • Browser-gebaseerd
  • Geen IT expertise en hulp nodig
  • Wijzigingen zijn direct beschikbaar voor iedereen
  • Eenvoudig in gebruik, voor opleiders en leerlingen
  • Updates en onderhoud altijd inbegrepen
  • Groei opties: schaalbaarheid van gebruikersaantallen en functies

Hoe kan ik zien of een LMS toekomstbestendig is en hoe ziet die toekomst eruit?

Er zijn een paar punten waar je op moet letten als het gaat om het toekomstbestendig maken van een LMS. Allereerst, zoals dat het LMS meegroeit – hoe meer cursussen en gebruikers, hoe meer activiteiten je in kaart brengt. Het LMS moet op dit alles zijn toegerust en de eLearning provider moet een schaalbare oplossing kunnen bieden: grow as you go!

Kies een aanbieder die met de tijd meegaat. Dit betekent dat het platform zich voortdurend ontwikkelt in overeenstemming met de marktontwikkelingen zoals profilering en gamification. Tegelijkertijd blijft de infrastructuur van het LMS intact en altijd up-to-date, zelfs als het aantal gebruikers aanzienlijk toeneemt.

Bekwame service en support

Een andere belangrijke pijler is goede en tijdige ondersteuning door jullie toekomstige eLearning provider. Is de aanbieder telefonisch en online makkelijk bereikbaar? Adviseert hij jullie op maat over de introductie van de eLearning? Biedt hij ondersteuning bij het bedenken en opzetten van cursussen? Wordt hulp geboden bij het opleiding van auteurs? Verstrekken zij technische artikelen en ander ondersteunend materiaal?

Een professionele eLearning provider biedt op transparante wijze een kijkje achter de schermen van het systeem door een gratis online demo. Zo wordt je door het platform gegidst, ervaar je de voordelen, krijg je de voor jullie relevante functionaliteiten te zien en gaat de eLearning expert direct in op jullie vragen.

Transparante kostenstructuur

De kosten spelen uiteraard een belangrijke rol bij de aankoopbeslissing. Waaruit bestaan de kosten van een eLearning-platform?

  • Advieskosten van een externe softwareleverancier/consultant (indien van toepassing)
  • Aanschafkosten
  • Hulp bij aanpassing of installatie (indien van toepassing)
  • Onboarding voor managers, beheerders, opleiders (indien van toepassing)
  • Exploitatiekosten (licentiebijdrage)
  • Verlengingen, add-ons (indien van toepassing)

Afhankelijk van de provider zijn alleen afzonderlijke kostenposten verschuldigd, of worden mogelijk alle kosten al gedekt door de maandelijkse licentievergoeding. Dit weerspiegelt ook de voordelen van een SaaS-oplossing, waarbij alle kosten voor het opzetten, onderhouden en verder ontwikkelen van het platform in de licentiekosten zijn inbegrepen.

Heb je de juiste aanbieder al gevonden?

Laten we dan verder gaan met het opzetten van het eLearning academy

Gaar naar stap 3