Niet zelden zijn de communicatiebudgetten van bedrijven torenhoog. Voor interne communicatie professionals is het dan ook frustrerend te zien dat een groot deel van dit budget wordt besteed aan de communicatie naar buiten. Hoe zit het met communicatie naar binnen toe? Vanuit het oogpunt van het bedrijf is het ook niet vreemd. Zo zal een autofabrikant het liefst auto’s willen fabriceren en verkopen. Wat alleen wordt vergeten is dat diezelfde autofabrikant, met meer aandacht voor interne communicatie, misschien nog innovatiever kan zijn en zo nóg meer auto’s kan verkopen. Wanneer communicatie intern beter verloopt, hebben medewerkers de mogelijkheid om mee te denken met het bedrijf. Dit kan bijvoorbeeld leiden tot nieuwe ideeën. Mooie bijvangst is dat het de organisatiecultuur bevordert. Uit onderzoek is gebleken dat dit tot wel 40% productievere medewerkers kan leiden. In dit artikel geven we je acht tips waarmee je de interne communicatie in jouw organisatie verbetert.
Omdat ‘de interne communicatie verbeteren’ een breed begrip is, lijkt dit een heel complex proces. Natuurlijk, het is niet eenvoudig. Communicatie, personeelszaken, IT en het management. Vier afdelingen die nauw moeten samenwerken. Je zult het herkennen, veel geduld en luisterend vermogen komt hier bij kijken. Ruim 20 jaar helpt Viadesk bedrijven met dit soort vraagstukken. Een kijkje in de keuken bij al die bedrijven, heeft een succesvol digitaal platform opgeleverd waar de medewerker en de organisatie op een praktische en waardevolle manier met elkaar samenwerken en communiceren.
1. Kijk naar de huidige situatie
De eerste tip is er één die plaatsvindt op strategisch niveau. Zoals bij elke grote beslissing, is het belangrijk om eerst goed te bepalen in welke situatie de organisatie nu verkeert. ‘Hoe doen we het nu?’ Stel jezelf deze vraag en zet het antwoord vervolgens op papier. De sterke punten, maar vooral ook de zwakke punten zullen op deze manier naar voren komen.
Nadat de sterke en zwakke punten qua interne communicatie binnen de organisatie zijn gedefinieerd, zijn er nog drie vragen die beantwoord moeten worden:
- Waar gaat er nu verkeerd met de interne communicatie?
- Waar kunnen we verbeteren?
- Hoe zien wij de interne communicatie in de toekomst voor ons?
Met het antwoord op deze vragen creëer je een ideaalbeeld van hoe de interne communicatie er uit moet komen te zien. Dit geeft jouw organisatie het doel wat na moet worden gestreefd. Bovendien geeft het antwoord op deze vragen een nulmeting. Veranderingen kunnen in het vervolg hiertegen worden afgezet.
2. #durftevragen
Een digitaal platform is leuk, maar als niemand het gebruikt is er nog steeds niks verbeterd. Mensen binnen jouw organisatie moeten het platform dus gaan gebruiken. Hoe krijg je dit voor elkaar? Zoek het dicht bij jezelf. Wat zijn jouw drijfveren om bepaalde tools te gebruiken? Waarschijnlijk gebruik je zelf een tool wanneer deze een bepaalde meerwaarde biedt. Dit kan zijn dat het leuk is, of misschien wel heel handig en eenvoudig in gebruik. Voor medewerkers in jouw organisatie zal dit niet anders zijn.
Het is dus zaak om erachter te komen wat medewerkers leuk, handig of gebruiksvriendelijk vinden. Als het interne platform hier op wordt aangepast, wordt het voor gebruikers veel aantrekkelijker om het te gaan gebruiken. Het doen van onderzoek is dus de volgende stap. Stuur iedereen een e-mail met een korte vragenlijst over hoe zij denken over de content, functionaliteiten of documentatie. Vragen die gesteld kunnen worden zijn:
Het betrekken van de medewerkers in dit proces geeft jou een groot voordeel, maar ook de medewerker waardeert dit. Uit onderzoek is gebleken dat 47% van de medewerkers nooit wordt gevraagd hoe zij hun werkervaring kunnen verbeteren. Dit laat zien hoe weinig er naar het personeel wordt geluisterd. Best vreemd als je beseft dat dit juist de mensen zijn waarnaar de omstandigheden moeten worden aangepast. Dit leidt immers tot productievere medewerkers.
3. Start de conversatie
Langzamerhand begint top-down communicatie wel een beetje old-school te worden. Tegenwoordig wil niet alleen het management, maar ook de medewerkers graag gehoord worden. En het mooie is dat de techniek hier zeer geschikt voor is. Liken, delen en reageren. Net zoals social media bestaan er social intranetten. Documenten, nieuwsupdates of een foto van een bedrijfsuitje, overal kan op gereageerd worden. Dit geeft het bedrijf een transparante uitstraling. Ook krijgt de medewerker op deze manier een stem. Zo is het voor iedereen uit de organisatie mogelijk om een poll te starten of het sentiment te peilen over bepaalde onderwerpen.
Zo zaten er een paar werknemers van Starbucks op hun social intranet te discussiëren over een nieuw product. Dit werd opgepikt door het marketingteam. Na wat onderzoek kon het nieuwe product binnen 24 uur in gebruik worden genomen. Ideeën vanuit de medewerkers werden voorheen niet worden opgepikt. Bovendien nam dit proces maanden in beslag. Op meerdere vlakken biedt het platform van Starbucks dus voordelen.
4. Schrijf een maandelijkse update vanuit het management
Top-down communicatie is overigens geen zonde. Voordat er betere digitale mogelijkheden waren, heeft deze stroom van communicatie zijn waarde echt wel bewezen. Je hoeft het dus niet radicaal te veranderen, voeg simpelweg sociale elementen toe, zoals de mogelijkheid om direct te reageren. Schrijf bijvoorbeeld een maandelijkse column of update vanuit het management. Dit schept verbondenheid. Bovendien krijgt het krijgt het management hierdoor een gezicht, wat een menselijke kant laat zien. Ook geven dergelijke updates transparantie over waar de organisatie mee bezig is en kunnen successen worden gedeeld. Dit zorgt voor het gevoel dat iedereen binnen het bedrijf mee heeft geholpen aan het resultaat. Als je afspreekt om maandelijks een update te sturen, wees hier dan consistent in. Wanneer het management zijn afspraak nakomt, geeft dit een goed voorbeeld aan de medewerkers.
5. Geen verouderde documenten meer
Het beter, sneller, effectiever én efficiënter laten samenwerken van medewerkers behoort ook tot het verbeteren van de interne communicatie. Deze vier elementen hebben het gevolg dat mensen een stuk productievere werkdag hebben. Als je kiest voor een digitaal platform, kies er dan voor één met versiebeheer. Er is niks zo irritant als het werken in verouderde documenten. Wanneer jouw social intranet beschikt over versiebeheer werk je altijd met de meest recente versie van alle documenten. Dubbel werk is hierdoor verleden tijd.
6. Werk in groepen
Door de verschuiving in het woon-werkverkeer zijn collega’s minder vaak samen op kantoor. Als het moeilijk is om fysiek samen te werken, wat is dan een mooi alternatief? Je raadt het misschien al… samenwerken in een digitale omgeving. Maak een groep aan voor elk team in jouw organisatie. Zo kan iedereen plaats- en tijdonafhankelijk samenwerken. Het gebeurt natuurlijk regelmatig dat mensen tussen meerdere teams of vestigingen samenwerken. Geef hen dan ook de ruimte om zelf groepen te maken.
Groepen hoeven niet perse team of locatie gebonden te zijn. Het Canadese social media management platform Hootsuite heeft onder andere een aantal opvallende groepen. Zo heeft het bedrijf een groep waarin personele wijzigingen worden gedeeld. Nieuws over promoties, nieuwe of vertrekkende collega’s wordt hierin gedeeld, zo is iedereen direct op de hoogte. Ook heeft het Canadese bedrijf een zogenoemde “shout-out” groep. Hier worden alleen maar positieve berichten gedeeld. Deze groep is ingericht om de bedrijfscultuur te bevorderen.
7. Richt een testgroep op
Een testgroep kan je behoeden voor het maken van grote fouten. Als je een nieuwe functionaliteit implementeert, dan is het wel zo handig dat dit soepel werkt. Test bij een kleine groep gebruikers of zij de groepen duidelijk verdeeld vinden. Of dat je content plaatst waarin de doelgroep zich herkent. Mocht dit niet zo zijn, dan kun je dit nog aanpassen voordat het voor iedereen zichtbaar wordt. Is de testgroep enthousiast over de implementaties? Goeie kans dat het dan ook een succes is onder de rest van de werknemers!
8. Verzamel feedback
Het digitale platform is live en medewerkers beginnen het te gebruiken. Goed gedaan! Maar je bent nog niet klaar. Een social intranet zal namelijk altijd aandacht nodig blijven hebben. In deze fase is het belangrijk dat iedereen binnen het bedrijf het platform gebruikt. Bovendien zal het platform (helemaal in het begin) functionele verbeterpunten blijven hebben.
Welke dat zijn? Een goede vraag voor op het nieuwe social intranet! Vraag feedback aan de gebruikers. Gebruik de kennis van al jouw collega’s om het beste uit het social intranet te halen. Zo communiceer je direct van twee kanten en benut je het platform op een juiste manier.
Kortom, het moraal van het verhaal is om een platform te maken dat leuk en nuttig is om te gebruiken. Vraag aan de medewerkers hoe zij een social intranet voor zich zien. Combineer hun wensen met de doelen die jij voor ogen hebt. Creëer een omgeving waarin alle betrokken partijen de vrijheid hebben om de conversatie aan te gaan. De technologie biedt de kansen om tweezijdige communicatie te benutten. Doe dit vooral en geef jouw interne communicatie een boost. Jij bent aan zet!
